Business analyst

Bộ phận AP của bạn Thu thập Dữ liệu Có giá trị. Bạn có đang mở khóa tiềm năng đầy đủ của nó không?

Tất cả các tổ chức ngày nay đều tập trung vào một điều: làm nhiều hơn với ít hơn. Nói một cách đơn giản, các công ty mạnh nhất quan tâm đến việc mở rộng quy mô mà không cần bổ sung thêm người để họ có thể xử lý nhiều giao dịch hơn với cùng một lượng tài nguyên. Thực hiện điều đó đòi hỏi bạn phải đầu tư khôn ngoan vào tự động hóa để cho phép bạn di chuyển nhanh hơn, loại bỏ các công việc thủ công lặp đi lặp lại và nhận được thông tin bạn cần để đưa ra quyết định tốt nhất. Trong nỗ lực tăng năng suất của tổ chức và thúc đẩy lợi nhuận, ngày càng nhiều tổ chức đầu tư vào các bộ phận tài khoản phải trả (AP) của họ. AP đang chuyển từ các quy trình tập trung vào giấy tờ xử lý hóa đơn theo cách thủ công sang các quy trình tự động giải quyết các trường hợp ngoại lệ hóa đơn, cung cấp thông tin cho ERP và tạo các chế độ xem thời gian thực về thanh toán và tiền mặt. Với những thay đổi này, AP phát triển từ một chức năng văn phòng trở thành một trung tâm tình báo chiến lược cho toàn bộ tổ chức. Trên thực tế, một nghiên cứu gần đây từ Ardent Partners cho thấy 60 phần trăm các tổ chức coi AP là “rất” hoặc “đặc biệt” có giá trị đối với hoạt động của họ. Với tự động hóa AP, các tổ chức có thể chuyển đổi AP đồng thời tăng khả năng kiểm soát và khả năng hiển thị đối với toàn bộ quy trình AP, cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định có tác động nhất có thể – luôn luôn. Với ý nghĩ đó, đây là ba cách bạn có thể sử dụng công nghệ tự động hóa AP để mở khóa toàn bộ giá trị của dữ liệu nằm trong bộ phận AP của bạn. 1. Tối ưu hóa Dòng tiền Tự động hóa AP cho phép các nhóm kế toán kiểm soát hoàn toàn các quy trình AP của họ. Kết quả là, các nhóm nhận được thông tin họ cần để đưa ra quyết định nhanh chóng. Sử dụng dữ liệu đó, họ có thể nhanh chóng thực hiện các hành động giúp họ đạt được mục tiêu về dòng tiền và lợi nhuận. Với tự động hóa, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang thanh toán cho nhà cung cấp đủ nhanh để tận dụng mọi khoản chiết khấu thanh toán sớm một cách tự động. Đồng thời, bạn có thể đợi thanh toán cho các nhà cung cấp khác cho đến khi đến hạn thanh toán để kéo dài dòng tiền của mình. Dù bằng cách nào, bạn đang làm cho các nhà cung cấp của mình hài lòng bằng cách đảm bảo họ được thanh toán kịp thời – và bạn đang tối ưu hóa nhiều thứ hơn là chỉ dòng tiền. Trên thực tế, công nghệ tự động hóa AP có thể loại bỏ các ngoại lệ về hóa đơn, yếu tố chi phí số một trong AP, bằng cách tận dụng máy học và trí tuệ nhân tạo. Ví dụ: nếu một hóa đơn được gửi đến mà không có số dòng đơn đặt hàng trên đó, công nghệ có thể khai thác dữ liệu lịch sử và dữ liệu có liên quan khác để dự đoán số dòng đơn đặt hàng và loại bỏ các ngoại lệ có thể xảy ra trên hóa đơn. 2. Tạo Kết nối Kỹ thuật số Trực tiếp với Nhà cung cấp Tự động hóa AP mang lại cho các tổ chức kết nối kỹ thuật số trực tiếp với các nhà cung cấp của họ, đáp ứng các kỳ vọng kinh doanh hiện đại về dữ liệu thời gian thực và tự phục vụ. Một mặt, điều này mang lại cho tất cả các nhà cung cấp của bạn sự an tâm đi kèm với việc biết khi nào họ có thể mong đợi thanh toán. Thay vì gọi điện hoặc gửi email cho nhóm AP của bạn, các nhà cung cấp có thể chỉ cần xem hóa đơn và trạng thái thanh toán trong một cổng thông tin. Như một phần thưởng bổ sung, nhóm của bạn có thể tự do tập trung vào các lĩnh vực hoạt động quan trọng khác. Tự động hóa thích hợp giúp nhà cung cấp dễ dàng gửi hóa đơn cho bạn theo cách họ chọn, điều này giúp ngăn chặn sự gián đoạn từ phía họ và cung cấp dữ liệu hóa đơn không có lỗi cho bạn. Không có bất kỳ gánh nặng nào về phía nhà cung cấp. Họ gửi hóa đơn giống như họ luôn làm, và công nghệ sẽ lo phần còn lại. 3. Hiểu các xu hướng trong dữ liệu thanh toán của bạn Tự động hóa AP cũng cho phép các tổ chức nhận thức được các xu hướng mà họ có thể chưa biết đến. Ví dụ: bạn có thể xem xét hệ thống của mình và thấy rằng hóa đơn đang bị giữ do chưa nhận được hàng. Sau đó, bạn có thể xem xét vấn đề đó và giải quyết nó trước khi nó có thể trở thành sự gián đoạn chuỗi cung ứng hạ nguồn. Khi bạn có thể xem tất cả dữ liệu của mình ở một nơi, bạn cũng có thể khám phá các loại xu hướng thanh toán khác trong dữ liệu của chính mình. Ví dụ: vào tháng 3 2020, các công ty có thể nhận thấy rằng các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc thanh toán đúng hạn bằng COVID – 19 đại dịch lần đầu tiên đổ bộ. Sử dụng thông tin đó, họ có thể dự đoán rằng các vấn đề về dòng tiền có thể đang đến gần và bắt đầu thực hiện các bước chủ động để giải quyết chúng. Hoặc một công ty bán lẻ có thể phân tích các mô hình thanh toán trong năm năm qua và thấy rằng chúng chỉ tăng 15 phần trăm trong mùa lễ năm nay so với 25 phần trăm trong những năm trước. Bằng cách sử dụng thông tin đó, công ty có thể dự đoán về kết thúc năm như thế nào và điều chỉnh cho phù hợp. Thông qua thấu kính này, tự động hóa AP giúp bộ phận AP của bạn chuyển đổi từ những người thu thập số liệu thành các đối tác chiến lược, những người đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để mang lại lợi ích tài chính của công ty. Đã đến lúc sử dụng dữ liệu AP của bạn! Bộ phận AP của bạn đang thu thập hàng tấn dữ liệu có giá trị mỗi ngày. Nhưng nếu không có các công cụ thích hợp tại chỗ, thì không thể phát huy hết giá trị của nó. Bằng cách đầu tư vào tự động hóa AP mạnh mẽ, chức năng kế toán của bạn nhận được tất cả thông tin cần thiết để phát huy hết tiềm năng trong khi vẫn tin tưởng vào công nghệ đã được chứng minh để tự động hóa tất cả các công việc bận rộn. Không thích cái gì? Giới thiệu về Tác giả Shan Haq là Phó Chủ tịch phụ trách Chiến lược và Phát triển Doanh nghiệp của Transcepta, một nền tảng Procure-To-Pay dựa trên đám mây hàng đầu. Haq chịu trách nhiệm định hình chiến lược của Transcepta đối với các thị trường, sản phẩm và liên minh mới. Thông qua vai trò lãnh đạo trong chiến lược doanh nghiệp, tiếp thị và quản lý sản phẩm, Shan đã phát triển thành công các doanh nghiệp trong Microsoft, Deloitte Consulting, và Boeing Space and Technology. Transcepta, có trụ sở tại Aliso Viejo, California, là một nền tảng Mua sắm để Thanh toán thông minh cho phép nhóm Tài khoản phải trả và Mua sắm đạt được 100% xử lý hóa đơn trực tiếp trên chuỗi cung ứng, không cần quét hoặc Hình ảnh OCR. Đăng ký nhận bản tin InsideBIGDATA miễn phí. Tham gia với chúng tôi trên Twitter: @ InsideBigData1 – https://twitter.com/InsideBigData1

  • Trang chủ
  • Trí tuệ nhân tạo
  • Chuyên viên phân tích kinh doanh
  • Thông tin kinh doanh
  • Khoa học dữ liệu
  • Back to top button